會議室預約前別只看人數：九項現場檢查

先描述活動，不要只報人數

同樣八個人，簡報、工作坊、面試與視訊會議需要的桌型、動線與設備完全不同。向場地方說明活動形式、參與者身分、是否有外賓、需不需要錄影，以及主持人會帶哪些設備。

若有人使用輪椅、需要無障礙廁所或其他協助，也應在預約前確認從入口到會議室的完整路徑。

九項現場或書面確認

重要會議最好場勘；無法場勘時，請場地方提供當前照片、設備型號與書面答案。

• 實際桌型、舒適座位數與主持人位置。
• 螢幕尺寸、接頭、轉接器、投影距離與白板。
• 鏡頭、麥克風、喇叭及遠端參與者能否聽清楚。
• 獨立網路或訪客網路、密碼取得與備援方式。
• 隔音、門窗遮蔽與外部人員經過的視線。
• 訪客報到、電梯門禁、停車與遲到者入場。
• 茶水、餐飲、垃圾及外送限制。
• 可進場測試、布置和撤場的時間。
• 取消、改期、超時、設備損壞與加購費用。

把預約時間當成門到門流程

一小時會議不應只預約一小時。連線測試、來賓報到、換場與會後收拾都會占時間；若場地採緊密排程，前一組延遲也可能壓縮你的準備。

確認最早進場、最晚離場、超時如何計價，以及是否能在外部等候。涉及機密資料時，還要問白板、列印文件與錄影設備如何清除或帶走。

關鍵設備準備替代方案

自備常用轉接器、簡報離線副本、主持人手機網路與重要聯絡人。大型或高風險活動可要求預先測試同一台電腦、視訊平台與外部來賓帳號。

備援不是代表不信任場地，而是網路、帳號權限與裝置更新都可能在最後一刻改變。